Hoewel de ziekenhuizen nog overvol zijn, gloort er hopelijk licht aan het einde van de tunnel. Versoepelingen worden langzaamaan doorgevoerd, vaccineren lijkt aardig op stoom te komen en wellicht helpt de lente en zomer ook mee. Organisaties en medewerkers kijken voorzichtig uit naar het post-corona tijdperk als het gaat om werken op kantoor.

Thuiswerken
Als corona ons iets positiefs op werkgebied heeft opgeleverd, is het dat zowel werknemers als werkgevers hebben gemerkt dat thuiswerken lang zo gek nog niet is. De productiviteit zakte niet in, terwijl dat voorheen een argument was om thuiswerken tegen te houden; vergaderingen verlopen efficiënter; er zijn minder files in Nederland, en voor de individuele werknemer dus ook minder reistijd.

Tegelijkertijd missen collega’s elkaar (zelfs de meest introverte types, zoals ik vanuit coachtrajecten heb gemerkt), blijft het lastig om een goede work-life balans te vinden, en blijkt vooral het uitvoerende werk uitermate geschikt om thuis te doen. Maar, creatieve armoede ligt op de loer. In de afgelopen maanden heb ik bij meerder organisaties Management Development ondersteund in het begeleiden van managers in het leidinggeven op afstand.

Maar, moeten zij niet evengoed begeleid worden in de terugkeer naar het ‘oude normaal’ of wat daar van over is? Want die autonoom zelfstandig werkende medewerker van nu krijg je straks niet meer vijf dagen in de week van 08.30 tot 17.00 uur op kantoor. Terwijl managers, teams en afdelingen wel gebaat zijn om vaker collega’s om zich heen te hebben. Om verbinding met elkaar te creëren en samen nieuwe plannen te smeden.

Hoe krijg je als organisatie ‘the best of both worlds’ en hoe leidt je vanuit jouw positie als HR Business Partner en/of Management Development/adviseur de terugkeer naar kantoor in goede banen? Om het nieuwste HR-modewoord van 2021 te gebruiken, hoe voer je het hybride werken in?

Besteed aandacht aan afgelopen jaar
Allereerst is het belangrijk om aandacht te geven. In het ideale geval zijn managers zich er in afgelopen jaar van bewust geworden dat juist die 1-op-1 momenten met teamleden zeer waardevol waren. Al wandelend spraken ze over hoe het hun teamleden thuis verging en hoe het ging met hun energie. Als iets evident is geworden, is dat leiding geven mensenwerk is en dat die aandacht voor de persoon een belangrijke factor is geweest in het voorkomen van burn-out en eenzaamheid.

Het is voorstelbaar dat medewerkers te maken hebben gekregen met familieleden of naaste vrienden die zijn overleden aan corona of dat ze te maken hebben gehad met een stressvolle periode door de sluiting van scholen/crèches, kinderen thuis en tegelijkertijd hun verantwoordelijkheid richting werkgever. Stimuleer het management om hierover met hun teamleden in gesprek te treden (eventueel onder begeleiding), zorg dat men ervaringen en emoties met elkaar kan delen. Dit maakt je als team ook weer meer team. Inventariseer bij de verschillende managers vooraf hoe ze hier tegenover staan en welke ondersteuning ze daarbij willen hebben.

Hoe gaan we het organiseren?
Het zogenoemde hybride model heeft zeker kans van slagen, maar wel met een regierol vanuit het management. Dat betekent echter niet dat de wijze van invulling van bovenaf opgelegd moet worden; regels moet je samen bepalen. In crisistijd was het goed dat er directief werd besloten om het kantoor tot verboden gebied te verklaren, en dat iedereen vanuit huis moest werken. Die crisis is straks voorbij, en dan moet je oog hebben voor de verschillende wensen.

Er zal wellicht een spanningsveld zijn tussen wat werknemers wil len en verwachten, en wat het management wil en verwacht. Maak managers ervan bewust dat de wereld en wensen van hun teamleden mogelijk zijn veranderd na een lange periode van relatieve autonomie. Zorg dat managers een open een eerlijk gesprek over de behoeftes van de verschillende teamleden voeren. Ga
eventueel samen kijken naar de soorten werkzaamheden in hun team die goed vanuit huis, en welke juist beter samen met collega’s vanaf kantoor opgepakt kunnen worden. Onder het motto ‘alleenga je sneller, samen kom je verder’.

Kaders stellen
Managers moeten hierover samen met teamleden afspraken maken en ruimte geven aan de behoefte van medewerkers. De scepsis over thuiswerken en terugvallende productiviteit bleek ook onterecht, dus scepsis over samen de regels bepalen is wellicht ook onterecht. Weerstand is onvermijdelijk als het management na een jaar thuiswerken op een instruerende manier eenzijdig gaat bepalen hoe het gaat gebeuren. De volwassenheid van medewerkers is groot gebleken en wellicht groter dan het management soms vooraf inschat. Het is een kwestie van vertrouwen en loslaten.

Uitzondering hierop kan overigens wel zijn dat management het kader stelt dat iedereen bijvoorbeeld op dinsdag op kantoor is.
Dit om te voorkomen dat het een onmogelijke opgave wordt om een moment te kunnen prikken waarop je met het hele team samen kunt zijn. Want er is altijd wel een collega die juist dán kinderen naar school moet brengen, zijn sportochtend heeft, een file wil ontwijken, een ideaal thuiswerk moment heeft. Et cetera.

Benut je tijd effectief
Als thuiswerken iets heeft opgeleverd, is het dat vergaderingen stukken efficiënter kunnen dan dat we gewend waren. Houd dat vast! Zorg dat deze professionele overlegstructuur en -vormen
behouden blijven in je organisatie. Bepaal samen met managers wat randvoorwaarden zijn om meetings efficiënt te houden. Kaders kunnen zijn dat iedereen zich moet voorbereiden op een overleg,
benadruk dat de rol van voorzitter er vooral één is van doelgericht faciliterend begeleiden van het proces. Op deze manier creëer je op kantoor extra tijd voor het sociale contact, het uitwisselen van ideeën en opdoen van kennis. Voor productie hoef je niet op kantoor te zijn, wel voor inspiratie, creatie en relatie.

Doe het veilig!
De zorgen en angst voor corona zal niet iedereen 1-2-3, achter zich laten. Zeker niet mensen die wellicht tot een risicogroep behoren en die, ondanks eventuele vaccinatie, niet meteen zijn/haar collega’s om de nek zal vliegen. Laat als werkgever zien dat je de werkplekken veilig hebt ingericht, zorg voor desinfectiegel, afstand, mondkapjes, et cetera. Maak ook dit bespreekbaar in het team. Een ‘veilige’ omgeving betekent nl. ook dat iedereen zijn verhaal en zorgen kan uiten over terugkeer naar de werkplek. Wellicht kan het in de aankomende periode onderdeel worden van employee surveys die gehouden worden rondom tevredenheid en veiligheid op de werkplek.

Tot slot zal de afdeling ICT moeten zorgen dat de faciliteiten op orde zijn, zodat men vanuit huis en kantoor gezamenlijk kan deelnemen aan overleggen. Hopelijk kunnen we dan met zijn allen snel weer fluitend naar ons werk! |