Person-Organizational fit; het maken van de juiste match

Het is voor organisaties, zeker in de huidige tijd van toenemende krapte op de arbeidsmarkt, een uitdaging om de juiste mensen aan zich te binden; mensen die niet alleen over de juiste vaardigheden en kennis beschikken, maar die zich ook thuis voelen in de organisatie. Het heeft namelijk geen nut om via de voordeur de toppers met mooie beloftes en vooruitzichten te verleiden, als ze via de achterdeur weer weglopen. Een relatie voor de langere termijn is effectiever en de mate waarin een persoon en organisatie bij elkaar passen, is van invloed op het verloop (Silverthorne, 2000). Een goede match, ofwel person-organizational fit (PO-fit), leidt niet alleen tot een lager verloop, maar ook tot een hogere baantevredenheid en betrokkenheid (Kristof-Brown e.a., 2005).

Wellicht geen verrassing om te lezen dat een goede match tussen mens en organisatie positief is, maar wat is nou het concept person-organizational fit, welke effecten heeft een goede match en bovenal hoe kun je als toekomstig werkgever of werknemer beïnvloeden dat er een match made in heaven ontstaat? Op die vragen wordt in dit artikel een antwoord gegeven en een aantal concrete adviezen meegeven, voor zowel de werkgever als ook voor de werknemer / sollicitant.

Wat is Person-Organizational fit?

Volgens Kristof (1996) is PO-fit onder te verdelen in een tweetal niveaus. Allereerst een meer fundamenteel niveau waar er een overeenkomst moet zijn tussen de normen en waarden van een persoon, diens persoonlijkheid, doelen en houding en de normen en waarden van de organisatie, diens doelen en cultuur. Beide ‘karakters’ moeten op elkaar aansluiten (supplementary fit). Daarnaast kan men op een onderliggend niveau (complementary fit) zoeken naar de overeenkomst tussen wat een persoon kan bieden aan een organisatie, zoals gevraagde kennis, vaardigheden, tijd en inspanning. En of een organisatie dit ook van iemand verlangt. En andersom, heeft ook een medewerker behoeftes waar een organisatie aan moet voldoen, zoals salaris, een werkplek en ontwikkelmogelijkheden voor ontvangt. Op dit onderliggende niveau ontstaat er dus simpelweg een uitruil van vraag en aanbod tussen persoon en organisatie. Naast de fit tussen een persoon en organisatie als geheel, kan er ook nader gekeken worden naar de fit tussen een persoon en de baan, het team en leidinggevende.

De voordelen van PO-fit

Simpel gezegd leidt een goede match tussen een persoon en een organisatie tot lager verloop van personeel, een hogere baan tevredenheid en hogere betrokkenheid. Ook de intentie om iemand aan te nemen is groter (Kristof-Brown e.a., 2005) en Arthur (2006).

Hogere tevredenheid

Die hogere PO-fit leidt tot een lagere mate van werk gerelateerde stress en daarmee tot een hogere baan tevredenheid (Chen, 2016). Acties om PO-fit te creëren, zorgen voor afname van stress en toename van tevredenheid. Steun van een leidinggevende heeft een dempende werking op stress.

Lager verloop

Deze hogere mate van baantevredenheid leidt op zijn beurt weer tot een lagere mate van verloop. Ook al voelt men zich niet helemaal meer thuis in een functie, maar men voelt zich wel sterk verbonden met waarden en normen van de organisatie, zal het verloop lager zijn (Alniacik, 2013). Herkenbaar vanuit mijn praktijk als loopbaancoach, waar ik mensen weleens hoor zeggen: “het is mijn organisatie niet meer” of andersom, ze zeggen: “ik weet niet of de functie nog bij me past, maar ik heb nog wel hart voor de zaak”.

Betrokkenheid

Ook organisatiebetrokkenheid neemt toe naar gelang de PO-fit groter is. Men voelt zich meer verbonden en betrokken bij de organisatie en voelt zich daarmee ook meer verantwoordelijk voor het resultaat (Yanif & Farkas, 2005). De grootste betrokkenheid ontstaat binnen een organisatiecultuur die als ondersteunend ervaren wordt, groter dan in een innovatieve of bureaucratische cultuur (Silverthorne, 2004). Deze organisatiebetrokkenheid wordt extra aangewakkerd als er een fit tussen een persoon en leidinggevende aanwezig is (Astakhova, 2016).

Aanname van personeel

Tot slot, dat een organisatie iemand aan wilt nemen die goed bij de organisatie lijkt te passen, is niet verwonderlijk. Wellicht verrassend is dat een gemiddelde PO-fit en gemiddelde Person Job fit de voorkeur heeft boven een combinatie van een hoge overeenkomst op het één in combinatie met een lage overeenkomst op het ander (Sekiguchi (2011). Met andere woorden; ook al is iemand een super expert, hij krijgt de baan niet als hij niet bij de organisatie past. En andersom geldt dat een gebrek aan expertise niet gecompenseerd kan worden met een goede match qua karakter.

Vergroot PO-fit; 5 tips

De voordelen zijn evident, belangrijk is nu de wijze hoe men hier als organisatie invloed op heeft. Het is in ieders belang dat er een goede PO-fit ontstaat. Zowel de organisatie heeft profijt bij meer betrokken, tevreden medewerkers die men wil aannemen en waarbij de kans op verloop lager is. Maar een medewerker zelf zal ook tevredenheid, een lagere mate van stress en meer betrokkenheid nastreven en de kans op aanname willen vergroten. Hieronder worden een aantal mogelijkheden geschetst hoe de PO-fit kan worden beïnvloed.

1. Als sollicitant heb je ook wat te eisen

Allereerst heb je als sollicitant ook wat te eisen. Een sollicitant zal zelf ook kritisch moeten durven en kijken of een organisatie bij hem als persoon past. Een sollicitant moet niet vanuit een underdogpositie denken, maar vanuit de visie dat een sollicitatieprocedure een sociaal proces is waarbij men kijkt of een organisatie en sollicitant bij élkaar passen (Cook, 2016). Daarbij niet alleen op complementair niveau kijken naar de uitruil van vraag en aanbod, maar juist zoeken naar de overeenkomst op fundamenteel niveau. Wees als sollicitant trouw aan jezelf en zeg ook ‘nee’ tegen een baan als men qua ‘karakter’ niet bij elkaar passen.

Als sollicitant zal men moeten investeren in zelfreflectie. Pas als men bewust is van zichzelf, weet wie hij is en wat men in een organisatie zoekt qua cultuur en normen en waarden, dan kan men pas een goed besluiten of men bij elkaar past. Een goed en eerlijk beeld van de organisatie kan men krijgen door vanuit een netwerk van medewerkers en oud-medewerkers informatie over de organisatie te vergelijken.

2. Structureer het recruitmentproces en schep een eerlijk beeld

Invloed op het ontstaan van een juiste match begint bij het recruitment proces. Een professioneel en gestructureerd recruitment proces dat eerlijk en prettig verloopt, heeft een aantrekkende werking op sollicitanten en men vergroot daarmee de kans om de juiste mensen aan te trekken. Omwille van een slecht georganiseerd recruitmentproces loopt men een reëel risico om sollicitanten te verliezen (Billsberry, 2007). Communiceer open en duidelijk over de normen en waarden van de organisatie en de afdeling. Hoe verleidelijk het ook is om alleen de beste kanten te laten zien. Sollicitanten kunnen echter alleen bij een eerlijk beeld een goed afgewogen oordeel vormen en maken daardoor betere keuzes qua PO-fit (Kristof-Brown e.a., 2005). Gedrag dat laat zien dat men als organisatie betrokken is om een sollicitant te helpen in het maken van de juiste keuze, leidt tot een positief beeld dat de organisatie oprecht en ondersteunend is (Carless, 2005).

3. Investeer in een socialisatieproces

Soms begint het met een bloemetje, een welkomstgesprek met de manager op de eerste werkdag of een mentor die de nieuweling wegwijs maakt. Het is een kleine moeite, die het effect heeft dat iemand zich sneller thuis en op zijn gemak voelt. Socialisatieproces, al dan niet geformaliseerd, leidt ertoe dat nieuwe medewerkers zich sneller de cultuur en de normen en waarden van een organisatie eigen maken. Een socialisatieproces dat er op gericht is om de PO-fit te vergroten, draagt bij aan de effectiviteit, omdat medewerkers die zich verbonden voelen meer tevreden zijn en meer betrokken en loyaal zijn (Tepeci en Bartlett, 2002). Investeer ook in dit proces als medewerkers al langer verbonden zijn aan de organisatie en neem ze ‘opnieuw’ aan de hand als ze intern een overstap hebben gemaakt (Gibson et al., 2003).

4. Leiders; pak je rol

Als leider is men cultuurdrager bij uitstek en in grote mate verantwoordelijk voor de geldende organisatiecultuur. De boodschappen die een leider uitdraagt en de mate waarin hij zorgt voor een steungevende organisatie, waar men zich veilig en geholpen voelt, dragen bij aan betrokkenheid en tevredenheid. De perceptie of er een fit is, wordt beïnvloed door het gedrag en de communicatie van de leider. Hij of zij heeft daarmee dus direct invloed op de PO-fit (Van Vianen e.a., 2007). Een leider moet zich bewust zijn van die rol en benutten om het gewenste effect te bereiken.

5. Koester je misfits

Cohesie, waarbij mensen dezelfde normen en waarden delen en in grote mate hetzelfde gedrag laten zien, leidt ertoe dat men elkaar snel begrijpt en er snel consensus is. Teveel van hetzelfde is echter ook niet goed. Gebrek aan diversiteit gaat ten koste van kritisch denkvermogen. De neuzen staan te vaak en te veel dezelfde kant op, men wordt te weinig flexibel en scherp in het reageren op veranderingen. Zoals in de bekende ‘think different campagne’ van Apple wordt gesteld, zijn in een organisatie mensen nodig die anders denken en anders doen, mensen die men kan labelen als ‘misfits’. Diversiteit is nodig om als organisatie alert te blijven reageren op de eisen die de veranderende markt stelt (Verquer e.a., 2003).

Vanuit een meer strategisch perspectief kan een organisatie bewust op zoek gaan naar die ‘misfits’. Juist omdat een organisatie de wens heeft dat er een nieuwe wind moet gaan waaien en een nieuwe cultuur wilt creëren. Die draai kan men versnellen door mensen aan te nemen die dat ‘nieuwe’ gedrag van nature al in huis hebben en daarmee vooroplopen in wat een organisatie wilt worden. Men kan hen als voorbeeld stellen en gewenst gedrag bij de zittende populatie stimuleren (Sathe, 1985).

Slotakkoord

PO-fit leidt tot tal van positieve uitkomsten. Zorg als organisatie dat die PO-fit wordt vergroot door eerlijke en transparante communicatie, wees als leider bewust van de verantwoordelijkheden op dit vlak en zorg voor een gedegen onboarding en daarmee goed socialisatieproces. Last but not least, een sollicitant zal kritisch moeten kijken naar de organisatie waar hij wilt gaan werken. Zorg voor een goede match op niveau van uitruil van vraag en aanbod, maar ook op het meer fundamentele niveau van normen en waarden. Investeer daar tijd en moeite in, zowel als organisatie én als sollicitant.

Een grote PO-fit maakt een organisatie en een werknemer gelukkiger. Een mes dat aan twee kanten snijdt!