Projectbeschrijving

Traineeproject bij de Overheid

Vraagstelling (zien)

Een grote overheidsinstelling biedt afgestudeerde academen een traineeship aan van twee jaar. Hierbij worden (relatieve) starters op de arbeidsmarkt geworven die in die twee jaar uitgebreid de gelegenheid krijgen om zich te ontwikkelen en kennis maken met de organisatie.

De opdrachtgever wierf zelf een groot aantal potentiële kandidaten en wilde Vidacto betrekken bij de zorgvuldige selectie. Bij deze selectie ontdekten we samen met onze relatie een aantal belangrijke criteria. Zo was, gezien de huidige krapte op de arbeidsmarkt, snelheid in de selectieprocedure van belang. Daarnaast wilde de opdrachtgever interne bedrijfsassessoren betrekken bij het proces en zelf duidelijke zichtbaar zijn gedurende de gehele procedure. Een zeer specifieke vraag was of het mogelijk was een cultuurvrije cognitieve capaciteitentest in te zetten. Dit betreft een test, waarbij de score minimaal beïnvloed wordt door verschil in culturele achtergrond.

De uitkomst van de selectieprocedure moest tweeledig zijn:

1. een resterend aantal kandidaten die qua potentieel en cultuur bij de organisatie past.
2. een ontwikkeladvies die de overgebleven kandidaten direct konden omzetten in een Persoonlijk Ontwikkelplan.

Aan Vidacto werd de vraag gesteld over zij het proces zodanig konden inrichten dat de selectie op professionele en kwalitatieve wijze werd uitgevoerd, waarbij rekening werd gehouden met de genoemde criteria. Aanpak (doen) Na een uitgebreide intake met de opdrachtgever waarbij de vraagstelling en specifieke criteria concreet zijn gemaakt, is Vidacto voortvarend aan de slag gegaan. Omdat snelheid geboden was, betrof de logistiek en de communicatie met de kandidaten en opdrachtgever een cruciaal punt. Er werd dan ook duidelijk met onze relatie afgesproken wie, wat, wanneer en hoe communiceerde. Het proces dat wij voor deze overheidinstelling opgezet hebben, was als volgt. Met de kandidaten werd door de organisatie zelf sollicitatiegesprekken gevoerd. Hieruit kwamen uiteindelijk een groep van veertig kandidaten naar voren. Deze kandidaten werden door Vidacto vervolgens uitgenodigd om digitaal een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Daarnaast werden zij uitgenodigd voor een testmoment bij de overheidsinstantie zelf. De rol van Vidacto hierbij was om de veertig kandidaten gedurende een dag te testen op hun cognitieve capaciteiten. Hiervoor zetten wij een cultuurvrije test in. In groepen van tien kandidaten werd gedurende twee uur de test onder gelijke en gecontroleerde omstandigheden afgenomen.

Na deze testdag werd samen met de opdrachtgever de balans opgemaakt welke twintig kandidaten door konden naar de volgende ronde. De opdrachtgever wilde, zoals bij één van de criteria vermeld, hierbij zelf de lead houden en de communicatie verzorgen naar de kandidaten. De kandidaten konden uiteraard, indien gewenst, nadere terugkoppeling op de testuitslagen ontvangen door Vidacto.

Na één week werden er twee assessment center dagen georganiseerd waarbij per dag tien kandidaten een programma kregen aangeboden, dat inzicht gaf in hun (potentiële) vaardigheden, loopbaanwaarden en persoonlijkheid. Hierbij vormden de bedrijfsassessoren een vast koppel met een externe adviseur van Vidacto. Gedurende de dag zagen verschillende koppels de kandidaten. Aan het eind van de dag werd alle verkregen informatie geïntegreerd en de balans opgemaakt of een kandidaat qua competenties en cultuur bij de organisatie past. Deze dagen vergde een strakke logistiek en programmabegeleiding. Na deze dagen werd de eerste communicatie naar de kandidaten wederom door de opdrachtgever zelf verzorgd. Daarna ontvingen de kandidaten een rapportage, waarbij een samenvatting van de resultaten werd aangeboden gevolgd door een ontwikkeladvies. Indien de kandidaten toestemming verleenden, werden deze rapportages ook beschikbaar gesteld aan de opdrachtgever. Hierna werden de overgebleven kandidaten als trainee aangenomen, waarbij het ontwikkeladvies als input diende voor hun Persoonlijk Ontwikkelplan.

Resultaat

Door een strakke planning, logistiek en duidelijke communicatie is proces soepel en snel verlopen. Vidacto heeft bij de inrichting rekening gehouden met de gestelde wensen en behoeften van de opdrachtgever. De samenwerking met de bedrijfsassessoren had een duidelijke toegevoegde waarde omdat de observaties verder gingen dan het professionele blikveld van de externe consultant. De uiteindelijke geselecteerde kandidaten pasten bij het profiel dat de overheidsinstantie zocht. Daarnaast is de opdrachtgever met ondersteuning van Vidacto in de lead gebleven. Het uiteindelijke ontwikkeladvies vormde concrete en waardevolle input voor het Persoonlijk Ontwikkelplan.

Vidacto speelt nu ook een belangrijke rol bij de ontwikkeling van een aantal trainees. Hiervoor zijn nieuwe afspraken gemaakt omtrent de coaching.